Studentzaken pushes the button

Op 12 november kwam het team van Stafdienst Studentzaken HU bij elkaar om te praten over strategische actielijnen en de structuur binnen de stafdienst. Ook de verhuizing richting de Uithof werd besproken. Tomas Sabatello, een kunstenaar en street artist uit Utrecht, heeft het gesprek tijdens de bijeenkomst in beelden omgezet in een ‘artist impression’.

Centraal in het verhaal stond dat we trots willen zijn op de HU en de manier waarop we studenten en opleidingen ondersteunen. Op dat vlak doen we al veel en gaat er ook veel goed. Er is vertrouwen in het team.

Dat vertrouwen schept ook hooggespannen verwachtingen. De verwachting dat we er nog meer uit halen dan dat we nu al doen. Mijn stellige overtuiging is dat dat mogelijk is. Als studentzaken hebben we bij uitstek de rol om vanuit de studentenbelangen een krachtig geluid te laten horen en feedback te geven richting betrokkenen als zij een optimale dienstverlening in de weg staan. Student centraal betekent dan vooral:

  • samenwerken met elkaar, met studenten, met andere diensten en met de instituten!
  • met elkaar en partners praten en nadenken over wat beter kan, maar ook – en vooral – actie en initiatief nemen!
  • feedback geven en pro actief communiceren, vooral richting studenten!
  • doorzetten, onze betrokkenheid maximaal inzetten om resultaten te behalen!

Het gaat de komende jaren om verbinding met studenten en het ontbinden van onnodige bureaucratie. Op dat punt kan en moet de lat omhoog en hebben we als studentzaken een stevige basis om die lat te halen! Het is een kwestie van op de knop drukken!

Ook in heel ander opzicht gaat de lat omhoog. De ambitie binnen de HU is om zoveel mogelijk van onze middelen ten goede te laten komen aan de kwaliteit van onderwijs en onderzoek. Dat kan alleen als de ondersteunende processen goed zijn en zo efficient mogelijk verlopen. De uitdaging is dan ook om in de komende jaren 10% te besparen door het invoeren van selfservices, integraal werken, ondersteunende processen te concrentreren bij HU-diensten. Van groot belang hierbij is dat we ons transformeren van serviceverlener tot business partner. Met de instituten steeds in gesprek zijn over ‘wat’ nodig is en ‘hoe’ we dat leveren, alsmede ‘de mate waarin’ onze dienstverlening op orde is scherp evalueren
Wat daarbij gaat helpen is dat de dienst nog een andere transformatie gaat doormaken de komende jaren. Studentzaken zal zich gaan ontwikkelen van stafdienst naar front office voor studenten en medewerkers met nauwe samenwerkingsrelaties met de servicedesks op de instituten en gebouwen. Dit gaat studenten en medewerkers enorm helpen omdat zij in de 1e en 2e lijn en met behulp van selfservices beter dan ooit kunnen worden ondersteund. Bovendien is het doel om vanuit het fijnmazig netwerk van centrale en decentrale servicedesks met elkaar te leren en te verbeteren. Oftewel een ‘aanjaagfunctie’ te vervullen richting de backoffice van de HU. In die backoffice zitten pareltjes en best practices, maar helaas ook nog genoeg … laten we zeggen … verbetermogelijkheden. Het vormgeven van de ‘single loop learning en ‘double loop learning’ stelt de HU in staat om incidenten naar tevredenheid op te lossen, maar ook zwaardere problemen in de achterliggende processen kordaat ter hand te nemen en 1 voor 1 op te lossen.

Tot slot is de organisatiestructuur van SSZ besproken. Daarin is een aantal wijzigingen aangebracht met het doel meer procesgericht te gaan werken en heldere aanspreekpunten te hebben.

De presentatie werd afgesloten met heldere vervolgafspraken:

  • het managementteam doet verslag van de bijeenkomst.
  • teams gaan met elkaar in gesprek over de verbeteracties voor het komende jaar.
  • het managementteam geeft de medewerkers regelmatig een update over ontwikkelingen.
  • periodiek zal een dienstbrede bijeenkomst worden georganiseerd om met elkaar te bespreken wat leeft, wat loopt en wat (nog niet) lukt.

Push that button!

  1. No trackbacks yet.

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s

%d bloggers op de volgende wijze: